Bab 4. REKRUTMEN

4.1. PENGERTIAN PEREKRUTAN

Kegiatan yang masih berkaitan dengan perencanaan SDM adalah perekrutan atau pengadaan tenaga kerja. Setelah organisasi / perusahaan menetapkan karakteristik atau ciri-ciri karyawan yang diperlukan serta jumlahnya masing-masing, maka kegiatan selanjutnya adalah upaya mendapatkan tenaga kerja yang diperlukannya tersebut. Idealnya upaya pengadaan tenaga kerja ini untuk memastikan bahwa tenaga kerja yang direkrut dan ditempatkan nantinya adalah the right people in the right position.

          Pengadaan tenaga kerja itu sendiri adalah suatu proses untuk mendapatkan tenaga yang berkualitas dan memberikan harapan yang baik pada calon tenaga kerja tersebut untuk membuat lamaran kerja guna bekerja pada instansi/perusahaan tersebut. Khusus bagi organisasi/perusahaan yang besar, pengadaan tenaga kerja merupakan proses yang terus berlangsung dan kompleks dan menuntut perencanaan dan upaya yang ekstensif. Proses perekrutan dimulai dari mencari dan menarik pelamar yang mampu melakukan suatu pekerjaan sampai adanya lamaran masuk.

4.2. TUJUAN PEREKRUTAN

• Menyediakan sekumpulan calon tenaga kerja/karyawan yang memenuhi syarat;
• Agar konsisten dengan strategi, wawasan dan nilai perusahaan;
• Untuk membantu mengurangi kemungkinan keluarnya karyawan yang belum lama bekerja;
• Untuk mengkoordinasikan upaya perekrutan dengan program seleksi dan pelatihan;
• Untuk memenuhi tanggungjawab perusahaan dalam upaya menciptakan kesempatan kerja yang adil.

4.3. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PEREKRUTAN  

Secara garis besar terdapat dua faktor yang mempengaruhi proses pengadaan tenaga, yaitu Faktor Organisasi dan Faktor Lingkungan.

1. Faktor Organisasi

·         Kesan yang dimiliki perusahaan

Banyak faktor di dalam organisasi yang dapat mempengaruhi berhasil tidaknya program pengadaan tenaga kerja. Kesan atau image (citra) baik yang disajikan oleh instansi/ perusahaan akan mempengaruhi kemampuan organisasi/perusahaan tersebut di dalam menarik calon tenaga kerja. Kenyataan menunjukkan bahwa iklan yang bagus dan menarik hubungan masyarakat (public relations) dapat meningkatkan pengetahuan masyarakat tentang organisasi/ perusahaan tersebut, dan meningkatkan apresiasi umum tentang organisasi/ perusahaan.

Besarnya pengetahuan masyarakat tentang suatu organisasi/perusahaan dan baiknya apresiasi serta image organisasi/perusahaan tersebut akan berdampak pada besarnya kemungkinannya untuk mendapatkan calon tenaga kerja yang bermutu.

Selain melalui penciptaan image baik melalui media massa, penciptaan image juga dapat dilakukan oleh karyawan yang telah ada. Sebagai contoh, seorang karyawan suatu organisasi/perusahaan yang memiliki masalah dengan gaya kepemimpinan atasannya atau merasakan adanya kesenjangan antara harapan yang diberikan dengan kenyataan yang dihadapi akan mengeluarkan komentar yang sedikit banyaknya menurunkan citra organisasi/perusahaan. Kondisi seperti ini pada gilirannya menyebabkan organisasi/perusahaan tersebut kesulitan mendapatkan calon pegawai yang bermutu dari masyarakat umum.

·         Perencanaan SDM

Membantu proses perekrutan menjadi lebih efektif, karena melalui perencanaan SDM perusahaan telah mengetahui pekerjaan mana yang harus dipemuhi dari sumber eksternal atau internal.

·         Persyaratan pekerjaan

Hal ini akan membatasi perekrutan yang dilakukan, karena hanya SDM yang sesuai dengan ketentuan yang dapat mengajukan lamaran pekerjaan.

·         Proses perekrutan masa lampau

Hasil evaluasi proses perekrutan yang pernah dilakukan menjadi feedback untuk proses berikutnya agar menjadi lebih baik dan efektif.

2. Faktor Lingkungan

Faktor lingkungan yang mempengaruhi pengadaan tenaga kerja di antaranya adalah :

·      Kondisi Pasar Kerja

Kondisi pasar kerja berpengaruh pada penyediaan (supply) calon tenaga kerja yang qualified. Jika perusahaan tidak berhasil mendapatkan calon tenaga kerja secara tepat pada wilayahnya, maka perusahaan/organisasi tersebut harus mencari ke wilayah lain. Selain itu persaingan antar organisasi/perusahaan dapat mengurangi berkumpulnya calon tenaga yang qualified dan atau menyebabkan tingginya upah yang dijanjikan oleh organisasi/perusahaan yang akan merekrutnya.

·      Kecenderungan Perekonomian

Kecenderungan perekonomian adalah kecenderungan perusahaan/organisasi dalam pemenuhan kebutuhan spesifikasi tenaga kerja. Sebagai contoh : pengenalan teknologi komputer mengakibatkan besarnya permintaan tenaga kerja yang memiliki kepandaian di bidang komputer.

·      Perilaku Masyarakat

Perilaku masyarakat dalam hal ini adalah penilaian masyarakat tentang suatu jenis pekerjaan. Jika sebagian besar calon tenaga kerja memandang suatu jenis pekerjaan sebagai pekerjaan rendahan atau hina, maka kemungkinan besar hanya sedikit calon tenaga kerja yang melamar pekerjaan tersebut. Sebaliknya jika sebagian besar masyarakat memandang suatu jenis pekerjaan sebagai perkejaan yang sangat bergengsi dan terhormat, maka akan banyak calon tenaga kerja yang melamar saat jenis pekerjaan tersebut ditawarkan.

     Contoh : dahulu pekerjaan sebagai pelayan resetoran atau pelayan di hotel dianggap sebagai pekerjaan hina atau rendahan. Namun saat ini pandangan masyarakat tentang pekerjaan tersebut telah berubah.

·      Peraturan Pemerintah

Peraturan pemerintah tentang ketenagakerjaan seperti pemberian kesempatan yang sama pada semua warga (pria maupun wanita), ketentuan upah minimum, keselamatan kerja dan sebagainya sedikit banyaknya berpengaruh pada pengadaan tenaga kerja.

4.4. BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN TENAGA KERJA

Beban kerja adalah kapasitas produksi dikalikan waktu. Sedangkan kebutuhan tenaga kerja adalah beban kerja dibagi dengan rata-rata sumbangan tenaga karyawan per bulan.

Sebuah perusahan yang bergerak di bidang produksi mainan anak merencanakan dalam enam bulan mendatang akan membuat 22.000 unit mainan. Dengan mempertimbangkan waktu-waktu yang tidak efisien, diperkirakan pemrosesan tiap unit membutuhkan 0,9 jam karyawan. Bila dalam satu minggu setiap karyawan bekerja 40 jam dan satu bulan 4,5 minggu, maka berapakah beban kerja dan berapakah jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut ?

Jawab :

Beban kerja        = Kapasitas produksi x waktu

                          = 22.000 x 0,9 jam karyawan

                          = 19.800 jam karyawan

Rata-rata sumbangan Tenaga karyawan = 4,5 x 40 jam = 180 jam

Dengan demikian karyawan yang dibutuhkan adalah

19.800 jam karyawan

                                X 1 Karyawan = 110 Karyawan

         180 jam

                            

4.5. SUMBER PEREKRUTAN

Calon tenaga kerja yang akan direkrut dapat diambil dari internal organisasi maupun eksternal organisasi. Perekrutan tenaga kerja dari dalam biasanya dilakukan oleh organisasi/perusahaan yang telah lama berjalan dan memiliki sistem karier yang baik. Perekrutan tenaga kerja dari dalam memiliki keuntungan, diantaranya adalah tidak mahal, promosi dari dalam dapat memelihara loyalitas dan dedikasi pegawai, dan tidak diperlukan masa adaptasi yang terlalu lama, karena sudah terbiasa dengan suasana yang ada. Namun demikian perekrutan dari dalam juga berarti terjadinya pembatasan terhadap bakat yang sebenarnya tersedia bagi organisasi dan mengurangi peluang masuknya pemikiran baru.

(1) Eksternal

Seringkali organisasi/perusahaan membutuhkan tenaga kerja dengan syarat-syarat tertentu yang tidak dimiliki oleh SDM yang ada. Untuk itu perekrutan calon tenaga kerja akan diambil dari luar organisasi. Beberapa sumber yang dapat digunakan dalam perekrutan eksternal seperti :  

 a. Lembaga pendidikan

Perekrutan calon tenaga kerja dilakukan biasanya bila organisai/perusahaan memerlukan jenis pendidikan tertentu tanpa memperdulikan pengalaman kerja. Melalui cara perekrutan ini, diharapkan dapat dibentuk karyawan sesuai yang diinginkan organisasi/perusahaan.

b. Teman/anggota keluarga karyawan

Organisasi/perusahaan dapat meminta jasa karyawan lama untuk mencarikan calon tenaga kerja. Umumnya karyawan yang dimintai tolong akan menyambut gembira, meskipun untuk tugas tersebut mereka tidak mendapatkan imbalan dalam bentuk materi. Lebih-lebih dalam kondisi sulitnya lapangan kerja seperti saat ini, karyawan akan gembira untuk menyodorkan informasi calon pegawai seperti saudara/teman/tetangga dan sebagainya.

c. Lamaran terdahulu yang telah masuk

Perekrutan juga dapat diambil dari lamaran terdahulu yang telah masuk. Melalui pembukaan arsip atau file lamaran yang belum diterima, diharapkan akan didapat calon pegawai yang memiliki persyaratan sebagaimana yang diharapkan.

d. Agen tenaga kerja

Cara ini boleh dibilang relatif sangat baru dan belum populer di Indonesia. Agen tenaga kerja adalah perusahaan swasta yang kegiatan utamanya adalah mencari dan menyalurkan tenaga kerja.

e. Karyawan perusahaan lain

Perekrutan calon karyawan dari satu perusahaan ke perusahaan lain dapat dilakukan secara legal maupun illegal. Yang dimaksud legal disini adalah perusahaan yang ingin merekrut harus mengeluarkan sejumlah biaya yang akan dibayarkan kepada perusahaan tempat calon pegawai tersebut bekerja. Perekrutan model ini lebih dikenal dengan sebutan transfer. Sedangkan perekrutan secara illegal lebih dikenal dengan pembajakan.

Kelebihan dari perekrutan ini adalah : pengalaman terjamin; training/latihan diperlukan sekadarnya; kemungkinan mendapatkan ide-ide baru besar. Namun juga terdapat kelemahan dalam cara ini, yaitu : loyalitas kurang terjamin, dan calon mungkin memiliki kebiasaan yang kurang sesuai dengan iklim organisasi

f. Asosiasi profesi

Perekrutan dilakukan melalui asosiasi suatu profesi sebagai mediator penyedia tenaga kerja profesional bagi perusahaan, seperti di Indonesia terdapat KADIN, IWAPI, HIPMI, IAI, dsb.

g. Outsourcing

Terkadang perusahaan juga perlu melakukan efisiensi, beberapa pekerjaan yang dapat dilakukan tanpa harus mengangkat tenaga kerja tetap dapat menggunakan tenaga kerja kontrak (outsourcing).

Metode perekrutan karyawan dengan sumber dari luar perusahaan, dapat dilakukan :

1)   Melalui iklan di media massa (radio, TV, koran, internet)

Melalui iklan atau adventensi diharapkan perusahan dapat merekrut calon tenaga kerja dengan spesifikasi tertentu dan dengan pengalaman kerja tertentu. Perekrutan melalui iklan ini biasanya disertai dengan suatu janji yang menarik, misalnya gaji yang besar, masa depan yang menarik dan sebagainya.

Kebaikan perekrutan dengan menggunakan iklan  adalah ;

·      Dapat mencapai sasaran yang cukup luas.

·      Hubungan langsung antarorganisasi/perusahaan dengan pelamar.

·      Cara yang dianggap praktis.

·      Kemungkinan besar mendapatkan calon yang berbobot (berkualitas).

·      Efektif untuk mendapatkan calon tenaga kerja yang tidak terpusat.

Kelemahan pengadaan tenaga kerja melalui iklan  adalah :

·      Memerlukan biaya yang cukup mahal.

·      Kemungkinan pelamar yang datang cukup banyak sehingga menyulitkan penyelesaian.

 

2)      Akuisisi dan merger

Ketika suatu perusahaan melakukan akuisisi atas perusahaan lain, atau merger dengan perusahaan lain maka akan memperoleh sejumlah tenaga kerja.

3)      Open house

Untuk menjaring lebih banyak tenaga potensial secara umum, perusahaan dapat melakukan open house di sejumlah kalangan yang diprediksikan dapat menarik calon tenaga kerja potensial, seperti di perguruan tinggi, even-even tertentu.

4)      Menyewa konsultan perekrutan

Terkadang untuk mencari dan merekrut tenaga kerja profesional dibutuhkan konsultan yang mampu mencari tenaga tersebut, dengan demikian ada jaminan melalui konsultan perekrutan perusahaan tidak perlu membuang waktu untuk mencari tenaga kerja yang sesuai.

(2) Internal

Beberapa alternatif perekrutan dari dalam organisasi melalui :

   a. Promosi  

Perekrutan internal yang paling banyak dilakukan adalah promosi untuk mengisi kekosongan pada jabatan yang lebih tinggi yang diambil dari pekerja yang jabatannya lebih rendah.

b. Transfer/Rotasi

Di samping itu terdapat pula kegiatannya dalam bentuk memindahkan pekerja dari satu jabatan ke jabatan lain yang sama jenjangnya. Dengan kata lain promosi bersifat vertikal, sedang pemindahan berifat horizontal (rotasi).

c. Pengkaryaan Kembali

Berlaku untuk karyawan yang diberhentikan sementara dan dipanggil kembali ketika ada jabatan yang kosong.      

d. Kelompok Pekerja Sementara / Kontrak Kerja

Kelompok pekerja sementara (temporer) adalah sejumlah tenaga kerja yang dipekerjakan dan diupah menurut keperluan, dengan memperhitungkan jumlah jam atau hari kerja. Namun mereka dapat menjadi pekerja tetap, jika sesuai dengan persyaratan.

 

Perekrutan internal sebagaimana diuraikan di atas memiliki keuntungan dan kerugian. Keuntungannya :

1. Pembiayaannya relatif murah, karena tidak memerlukan proses seleksi seperti dilakukan pada perekrutan eksternal.
2. Organisasi mengetahui secara tepat pekerja yang berkemampuan tinggi dan kualifaid untuk mengisi jabatan yang kos
3. Pekerja memiliki motivasi kerja yang lebih tinggi.
4. Mencegah tenaga kerja yang baik dan kompetitif pindah keluar dari organisasi/perusahaan, karena pengembangan kariernya jelas.
5. Para pekerja telah memahami secara baik kebijaksanaan, prosedur-prosedur, ketentuan-ketentuan dan kebiasaan organisasi/perusahaan.

Keburukan perekrutan internal adalah 

1. Mengurangi motivasi kerja dan tidak memberikan perpektif baru, bagi pekerja yang kurang  kompetitif atau merasa dirinya tidak berpeluang untuk mengisi setiap jabatan yang kos
2. Pekerja yang dipromosikan untuk jabatan yag lebih tinggi cenderung tidak dapat menjalankan kekuasaan dan kewenangannya, karena sudah sangat akrab dengan  bawahannya

Beberapa metode perekrutan internal antara lain dengan :

a. Rencana Suksesi/ Succeesion Planning

Perekrutan ini merupakan kegiatan yang difokuskan pada usaha mempersiapkan pekerja untuk mengisi posisi-posisi eksekutif

b. Penawaran Terbuka untuk suatu Jabatan (Job Posting)

         Perekrutan terbuka ini merupakan sistem mencari pekerja yang berkemampuan tinggi untuk  

 mengisi   jabatan yang kosong, dengan memberikan kesempatan pada semua pekerja yang berminat. Untuk itu setiap ada jabatan kosong diumumkan melalui media intern, bulletin perusahaan, papan bulletin/pengumuman, sarana telepon atau sistem komputer. 

             Tabel 4.1. Perbedaan program Job Posting dan Promosi

Job Posting	Promosi
·      seleksi dengan tes ·      dapat lebih dari satu tingkat ·      semua karyawan ·      dapat berbagai jabatan	·      tanpa tes ·      pindah hanya satu tingkat ·      karyawan tertentu ·      hanya satu jabatan

c. Perbantuan Pekerja (Magang)

Perekrutan Internal dapat dilakukan melalui perbantuan pekerja untuk suatu jabatan dari unit kerja lain (pekerja yang ada). Kemudian setelah selang beberapa waktu lamanya apabila pekerja yang diperbantukan merupakan calon yang cocok/tepat dan sukses, maka dapat diangkat untuk mengisi jabatan kosong tersebut.

d. Penggunaan Daftar Ketrampilan

Berisi informasi tentang ketrampilan karyawan yang dimiliki perusahaan, biasanya    tersimpan dalam dokumen data base bagian SDM perusahaan. Daftar ini memudahkan identifikasi para calon karyawan dengan bobot yang diperlukan untuk suatu jabatan.

4.6. JOB MATCHING   

            Merupakan upaya sistematis untuk mengidentifikasi pengetahuan, ketrampilan, kemampuan dan kepribadian, minat, preferensi calon karyawan dengan pekerjaan yang ditawarkan.

            Berfungsi mengidentifikasi calon karyawan yang tepat dan menjamin jika ada calon internal yang cocok tidak diabaikan sebelum merekrut secara eksternal.